Jak wdrożyć Order Management System (OMS)? Krok po kroku + praktyczne wskazówki

Sprawna obsługa zamówień to podstawa skutecznego e-commerce. Gdy firma rośnie, ręczne zarządzanie sprzedażą na wielu kanałach staje się nieefektywne. Wtedy z pomocą przychodzi Order Management System, czyli system obsługi zamówień (OMS). Jak wygląda wdrożenie takiego systemu? Który wybrać? O czym pamiętać? 

 

Co to jest OMS?

 

System OMS służy do centralizacji i automatyzacji obsługi zamówień – z Allegro, Amazon, eBay, sklepu internetowego czy innych marketplace’ów. Dzięki niemu możesz w jednym miejscu zarządzać dokumentami sprzedaży, stanami magazynowymi, etykietami kurierskimi, fakturami, a także prowadzić komunikację z klientem.

Korzyści? Przede wszystkim oszczędność czasu, większy porządek, automatyzacja, mniej błędów oraz możliwość skalowania biznesu – obsługa większej liczby zamówień bez zwiększania zatrudnienia.

Krok 1: Rozmowa wstępna i analiza potrzeb – Od czego zacząć wdrożenie OMS?

 

Wdrożenie OMS w Olimp Marketplace zaczyna się od bezpłatnej rozmowy konsultacyjnej. To kluczowy etap, bo każda firma działa inaczej – ma inny asortyment, inne kanały sprzedaży, inny sposób pakowania i inne potrzeby. Ekspert analizuje:

• gdzie sprzedajesz (Allegro, Amazon, eBay, sklep internetowy),
• ilu masz kurierów,
• czy wystawiasz faktury, paragony, dokumenty zagraniczne,
• ile osób pakuje zamówienia,
• czy używasz skanera,
• czy planujesz ekspansję zagraniczną.

Dopiero po takiej analizie dobierany jest odpowiedni system.

 

Krok 2: Jaki system OMS wybrać? BaseLinker, Apilo, Sellasist, EasySales, a może SellRocket?

 

Dobór systemu zależy od kilku czynników:

• skali sprzedaży – liczba zamówień miesięcznie,
• budżetu – abonamenty różnią się ceną i zakresem funkcji,
• potrzebnych integracji – np. z kurierami, ERP, marketplace’ami,
• technicznych możliwości klienta – niektóre systemy są bardziej intuicyjne,
• planu rozwoju firmy – np. przyszła sprzedaż zagraniczna.

🔹 BaseLinker – najbardziej rozbudowany, największa liczba integracji, idealny dla firm skalujących sprzedaż.
🔹 Apilo, Sellasist, EasySales – bardziej budżetowe, sprawdzają się przy mniejszej liczbie zamówień.
🔹 SellRocket – rozwiązanie dla dużych firm i klientów przenoszących sprzedaż z BaseLinkera z powodów kosztowych.

 

Krok 3: Sprawdzenie integracji i konfiguracja OMS – Czy BaseLinker ma lepsze integracje niż Sellasist?

 

Kolejnym etapem jest sprawdzenie, czy system OMS łączy się z potrzebnymi narzędziami i usługami. Chodzi o integracje z platformą sklepową (np. Shoper, WooCommerce), marketplace’ami (takimi jak Allegro, Amazon, Temu), firmami kurierskimi (np. InPost, DPD, DHL) oraz systemami księgowymi lub ERP (Subiekt GT, Fakturownia, WFirma). Sama obecność integracji to za mało – trzeba też zweryfikować, jak one działają. Przykładowo, BaseLinker umożliwia przypisywanie różnych serii numeracji faktur do konkretnych kanałów sprzedaży, czego nie oferuje Sellasist.

 

Krok 4: Jak zarządzać stanami magazynowymi w e-commerce?

 

Kolejny ważny temat to obsługa stanów magazynowych. Można je prowadzić w OMS (np. BaseLinkerze) albo w systemie ERP. Kluczowe pytania to:

• Czy chcesz mieć dokumenty magazynowe (dostawy, przesunięcia)?
• Czy w magazynie będzie prowadzony system półek i lokalizacji?
• Czy pracownicy będą używać skanerów, aplikacji mobilnej?

Przykład: Sellasist ma rozbudowany system WMS z aplikacją do zbierania, pakowania i obsługi zwrotów. Apilo ma prostszy WMS, ale pozwala dokupić rozszerzenia.

 

Krok 5: Wdrożenie i testowanie OMS – Jak wygląda wdrożenie systemu OMS w sklepie internetowym?

 

Po wyborze systemu i wstępnej konfiguracji następuje właściwe wdrożenie. Tworzone są konta, łączone z marketplace’ami, konfigurowane są reguły automatyzacji, takie jak automatyczne wystawianie faktur czy podział zamówień między magazyny. Ustalany jest schemat pracy – kto, kiedy i w jaki sposób będzie obsługiwał zamówienia. Cały proces realizowany jest zdalnie, a każde szkolenie jest nagrywane i przekazywane klientowi, co ułatwia wdrożenie kolejnych pracowników.

 

Krok 6: Szkolenie i wsparcie OMS – Jak wygląda wsparcie techniczne po wdrożeniu systemu OMS?

 

Po wdrożeniu klient otrzymuje nagranie szkolenia, które może potem wielokrotnie odtwarzać. Jeśli pojawią się pytania – dostępne jest wsparcie techniczne.

Dodatkowo Olimp Marketplace oferuje:

• pomoc w ekspansji zagranicznej (Amazon, Kaufland, eBay),
• przygotowanie opisów, zdjęć, ofert,
• audyt ofert na Allegro (przez spółkę matkę – V-Sprint).

 

Praktyczne wskazówki OMS

 

🟢 Nie sugeruj się tylko ceną. Czasami nieco droższy system oszczędzi godziny pracy miesięcznie.

🟢 Zadbaj o automatyzację. To serce OMS – im więcej zautomatyzujesz, tym mniej błędów i więcej czasu.

🟢 Wybieraj z myślą o rozwoju. Jeśli planujesz ekspansję, lepiej od razu wdrożyć system z potencjałem.

🟢 Nie bój się zmiany. Jeśli obecny system przestaje być wystarczający, można go wymienić – Olimp oferuje wsparcie przy migracji.

Czy warto wdrożyć OMS?

 

Zdecydowanie tak. System OMS to nie tylko wygoda, ale i realne oszczędności czasu, mniejsze ryzyko błędów, łatwiejsza obsługa klienta i lepsza kontrola nad firmą. Wdrażając OMS z Olimp Marketplace, zyskujesz nie tylko system, ale i pełne wsparcie na każdym etapie.

 

Wdrożenie OMS

 

Jeśli chcesz mieć pewność, że system OMS zostanie dobrany idealnie do potrzeb Twojego biznesu i wdrożony bezproblemowo – skorzystaj z doświadczenia zespołu Olimp Marketplace. Od lat pomagamy firmom w integracji sprzedaży z platformami takimi jak Allegro, Amazon, eBay, Kaufland czy Temu. Łączymy OMS z Twoim sklepem, kurierami, księgowością i ERP, konfigurujemy automatyzacje, szkolimy z obsługi i wspieramy na każdym etapie. Dzięki nam nie musisz się martwić o technikalia – Ty skupiasz się na sprzedaży, my zajmujemy się resztą. Zobacz, jak możemy Ci w tym pomóc – sprawdź nasze usługi integracji. Przeprowadzimy Cię przez cały proces: od analizy, przez dobór systemu, po konfigurację i szkolenie zespołu.