W dzisiejszym świecie e-commerce automatyzacja procesów to klucz do oszczędności czasu i zwiększenia efektywności działania firmy. Jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania sprzedażą online jest system BaseLinker, który pozwala na integrację kanałów sprzedaży, zarządzanie magazynem oraz automatyzację obsługi klienta. Jednak wdrożenie BaseLinkera wymaga odpowiedniego przygotowania i wsparcia, aby przyniosło oczekiwane rezultaty.

Nasza firma specjalizuje się w pomaganiu sklepom internetowym w efektywnym wdrażaniu systemu BaseLinker. W tym artykule podzielimy się naszą wiedza i wskazówkami, jak krok po kroku przejść przez proces wdrożenia, by maksymalnie wykorzystać potencjał tego narzędzia.

1. Analiza potrzeb biznesowych

Każde wdrożenie rozpoczynamy od szczegółowej analizy Twojej firmy i jej potrzeb. Ważne jest zrozumienie, jakie kanały sprzedaży wykorzystujesz (np. Allegro, Amazon, eMag), jakie masz oczekiwania wobec automatyzacji oraz jakie problemy chcesz rozwiązać. To pozwala nam dopasować funkcjonalności BaseLinker do specyfiki Twojego biznesu.

Przykład: Jeśli Twoim wyzwaniem są częste pomyłki w wysyłkach, skonfigurujemy automatyczne generowanie list przewozowych oraz integrację z kurierami.

2. Przygotowanie systemu

Na tym etapie pomagamy w założeniu konta w BaseLinker i konfiguracji podstawowych ustawień. To obejmuje:

• Dodanie kanałów sprzedaży, takich jak marketplace’y czy Twój sklep internetowy.
• Integrację z systemami magazynowymi i ERP.
• Podłączenie kurierów oraz ustawienie metod wysyłki.
• Dodanie integracji księgowych takich jak Fakturownia lub wFirma.

Wszystko to realizujemy z uwzględnieniem Twoich indywidualnych wymagań i specyfikacji.

3. Personalizacja i automatyzacja

Platforma BaseLinker umożliwia dodanie automatyzacji, które pozwalają zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów. W tym kroku konfigurujemy m.in.:

• Szablony wiadomości do klientów – automatyczne e-maile z potwierdzeniem zamówień i informacji o wysyłce.
• Reguły automatyczne – np. przypisywanie zamówień do konkretnych magazynów czy drukowanie etykiet na żądanie.
• Synchronizację stanów magazynowych – aby dane o dostępności produktów były zawsze aktualne.

4. Szkolenie zespołu

Wdrożenie systemu to nie tylko kwestia technologii, ale również umiejętności jego obsługi. Dlatego oferujemy szkolenia dla Twojego zespołu, aby każdy pracownik mógł korzystać z BaseLinker w codziennej pracy. Tłumaczymy, jak:

• Zarządzać zamówieniami w systemie.
• Analizować raporty sprzedażowe.
• Skutecznie wdrożyć zmiany w integracjach.
• Obsługiwać zwroty i reklamacje.
• Zarządzać magazynem i produktami.
• Zarządzać ofertami na wielu kontach marketplace.

5. Testy i wsparcie powdrożeniowe

Zanim uruchomisz BaseLinker na dobre, przeprowadzamy testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z planem. Po wdrożeniu oferujemy wsparcie techniczne i pomoc w rozwiązywaniu ewentualnych trudności.

Przykład: Jeden z naszych klientów zauważył, że niepoprawnie synchronizuje się stan magazynowy na Amazon. W ciągu jednego dnia rozwiązaliśmy problem, zapewniając ciągłość sprzedaży.

6. Optymalizacja i rozwój

BaseLinker to system, który można stale rozwijać i dopasowywać do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Po wdrożeniu regularnie analizujemy wyniki, sugerujemy usprawnienia oraz nowe możliwości, jak np. integracja z kolejnymi marketplace’ami czy wdrożenie nowych reguł automatyzacji.

7. Dlaczego warto wybrać nas?

Jako doświadczeni specjaliści w dziedzinie wdrożeń BaseLinker wiemy, jak ważna jest optymalizacja procesów e-commerce. Oferujemy kompleksowe podejście, które obejmuje analizę potrzeb, personalizację rozwiązań, szkolenie zespołu oraz wsparcie techniczne. Współpracując z nami, masz pewność, że Twoje wdrożenie zostanie przeprowadzone profesjonalnie i efektywnie.

8. Podsumowanie

Wdrożenie BaseLinker to inwestycja, która może znacząco poprawić efektywność Twojego sklepu online. Kluczem do sukcesu jest jednak odpowiednie przygotowanie i wsparcie podczas tego procesu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub rozpocząć wdrożenie, skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wejść na nowy poziom sprzedaży! 

Dokumenty sprzedaży takie jak faktury czy paragony powinny być generowane automatycznie. Nawet jeżeli tworzysz je poza systemem BaseLinker np. w systemie ERP lub w programie księgowym typu “wFirma”. Przy setkach zamówień dziennie system może rozpoznać to czy klient chce fakturę oraz do jakiego kraju następuje wysyłka. Co często definiuje jaką serię numeracji faktury mamy wystawić klientowi. Na końcu klient powinien otrzymać taki dokument w mailu jako załącznik. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie aby dokument wydrukować i dodać do paczki 🙂

W dzisiejszych czasach klient ma dostęp do tysięcy sklepów i setek marketplaców. Jest przyzwyczajony do szybkiej odpowiedzi na swoje zapytanie. Warto więc przygotować wiadomości e-mail lub sms, które będą na bieżąco wysyłane do klienta. W przypadku wiadomości sms potrzebna jest dodatkowa, zewnętrzna integracja taka jak np. “smsApi”. Dodatkowym narzędziem do komunikacji z klientem może być “Responso”. Jest to program, który umożliwia odpowiadanie na wewnętrzne wiadomości od klienta z wielu różnych źródeł. “Responso” umożliwia ustawienie autoresponderów co na pewno spotka się z pozytywnym odbiorem klientów. 

Dzięki licznym integracjom kurierskich masz możliwość generowania w systemie BaseLinker nawet tysięcy przesyłek dziennie. Samo tworzenie paczek można znacznie przyśpieszyć za pomocą akcji automatycznych, które w wybranym statusie stworzą przesyłkę. Będzie to oczywiście przesyłka, odpowiadająca sposobu dostawy wybranego przez klienta. Możemy też stworzyć zdarzenia własne, które pozwolą osobie pakującej zamówienie szybko zdecydować jaką paczkę stworzyć. Tworzenie przesyłek w połączeniu z automatycznym zamawianiem podjazdu kuriera znacznie ułatwi i przyśpieszy obsługę wielu przesyłek. 

W okresie zwiększonej sprzedaży nie ma nic gorszego niż brak produktu na magazynie. Aby uniknąć anulacji zamówienia należy zadbać o synchronizację aktualnych stanów magazynowych. Niezależnie czy nasz magazyn jest w systemie BaseLinker czy w innym miejscu. Oferty na kontach marketplace oraz produkty w sklepie powinny być powiązane z produktem w naszym docelowym magazynem a synchronizacja powinna być ustawiona w każdym z tych miejsc. BaseLinker umożliwia w większości przypadków synchronizacja w czasie rzeczywistym. Dodatkowym zabezpieczeniem na pewno będzie ustawienie progu ilościowego w BaseLinker. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zareagować w momencie gdy stan magazynowy zmniejszy się poniżej progu wysyłając wiadomość e-mail na nasz magazyn.