Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to rządowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą będą przechodzić tzw. faktury ustrukturyzowane — tworzone w formacie XML. W praktyce to właśnie zaakceptowany przez KSeF plik XML staje się właściwą fakturą w rozumieniu przepisów, a PDF lub wydruk pełnią jedynie rolę „podglądu” dokumentu.

Dla e-commerce to nie jest wyłącznie zmiana pliku z PDF na XML. W wielu sklepach oznacza to konieczność przeprojektowania, przez wystawców faktur, w ramach KSeF m.in.:

• sposobu fakturowania klientów firmowych (B2B) i wystawiania e-faktur,
• części procesu wystawiania faktur dla konsumentów (B2C),
• zasad dokumentowania sprzedaży zagranicznej (w UE i poza UE),
• współpracy operacyjnej między sklepem, integratorem, platformami marketplace oraz księgowością.

Kogo w e-commerce obejmie obowiązek KSeF? Kto będzie miał obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e faktur?

Zgodnie z obowiązującymi założeniami, obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma dotyczyć podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych), którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i wystawiają oraz przechowują faktury VAT.

Poza obowiązkowym KSeF pozostaną przede wszystkim podmioty bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski oraz transakcje rozliczane w procedurach szczególnych (np. OSS, IOSS oraz wybrane procedury SME), jeśli opodatkowanie następuje poza Polską.

W efekcie, jeśli sklep działa na polskim NIP i rozlicza VAT w Polsce, to w przeważającej liczbie przypadków KSeF będzie dla niego obowiązkowy — nawet gdy sprzedaż zagraniczna stanowi dużą część obrotu.

Jakie dokumenty „wchodzą” do KSeF, a które mogą być wystawione poza KSeF?

Dokumenty, które koniecznie muszą być wystawione za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur

• krajowe faktury sprzedaży B2B,
• faktury zaliczkowe i końcowe,
• faktury korygujące,
• faktury uproszczone — o ile podatnik nie korzysta z przewidzianych przepisami czasowych wyłączeń.

Dokumenty pozostające poza systemem KSeF to m.in.:

• faktury pro forma,
• noty obciążeniowe i uznaniowe,
• dowody wewnętrzne,
• paragony fiskalne i rachunki w sprzedaży detalicznej,
• faktury dotyczące procedur OSS/IOSS/SME,
• oraz inne przypadki, które ustawa wprost wyłącza z raportowania w KSeF.

B2B, B2C i sprzedaż zagraniczna – jak podejść do fakturowania po zmianach? KSeF: system teleinformatyczny, a sprzedaż

1) Sprzedaż krajowa B2B – obszar, gdzie KSeF ma największy wpływ

Dla sklepów internetowych największa zmiana dotyczy krajowych transakcji B2B. W praktyce warto przygotować się na potrzeby takie jak:

• wymaganie NIP przy zakładaniu konta firmowego i jego weryfikacja (np. w VIES lub wykazie podatników MF),
• jasne rozróżnienie klientów B2B i B2C w systemie,
• osobna seria numeracji dla faktur wystawianych w KSeF,
• przemyślany proces korekt (np. gdy podano błędny NIP: korekta „do zera” i wystawienie nowej faktury).

Przy dużej liczbie zamówień dochodzi też kwestia techniczna: czy wysyłać faktury do KSeF na bieżąco (tryb interaktywny), czy grupowo w paczkach (tryb wsadowy). Ta decyzja wpływa na wydajność zintegrowania z KSeF, sposób obsługi błędów i czas uwierzytelnienia się w systemie.

2) B2C – faktury dla konsumentów

W sprzedaży konsumenckiej KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej ani paragonu. Standardowy scenariusz pozostaje taki:

• sprzedawca ewidencjonuje sprzedaż na kasie i wydaje paragon,
• fakturę zakupową dla konsumenta wystawia się na żądanie lub dobrowolnie (jeśli sklep tak działa),
• fakturę B2C można wystawić w KSeF dobrowolnie albo poza KSeF — jak dotychczas.

Dla porządku procesowego często opłaca się rozdzielić numerację: osobna seria dla B2B (KSeF) oraz osobna dla B2C wystawianych poza KSeF.

3) Sprzedaż zagraniczna: OSS, IOSS oraz B2B cross-border

B2C w UE (OSS)
Jeśli sprzedaż do konsumentów z innych krajów UE rozliczasz w procedurze OSS, to co do zasady takie transakcje są wyłączone z obowiązkowego raportowania w KSeF. Dokumentowanie odbywa się według reguł OSS (w tym stawek VAT kraju nabywcy), a ewentualna faktura nie jest „przepuszczana” przez polski KSeF.

Import B2C z krajów trzecich (IOSS)
Analogicznie, sprzedaż rozliczana w IOSS nie podlega obowiązkowi fakturowania w KSeF — rozliczenie realizuje się w ramach deklaracji IOSS.

B2B cross-border (UE i poza UE)
W transakcjach B2B z kontrahentami zagranicznymi (np. WDT, eksport, usługi dla firm z UE i spoza UE) temat jest bardziej zniuansowany. Zasadniczo KSeF dotyczy faktur dokumentujących czynności opodatkowane w Polsce. Jeżeli miejscem opodatkowania jest inne państwo, obowiązek KSeF może w ogóle nie powstać. Jednocześnie przepisy nie wykluczają dobrowolnego wystawiania części takich faktur w KSeF — ale to powinno wynikać z przemyślanego modelu pracy uzgodnionego z księgowością.

Dla e-sklepu kluczowe jest więc właściwe oznaczanie transakcji w systemie:

• wyraźne odróżnienie sprzedaży OSS/IOSS od „standardowej” sprzedaży,
• rozróżnienie zagranicznych transakcji B2B opodatkowanych w Polsce od tych opodatkowanych za granicą,
• przypisanie prostych reguł do typów sprzedaży: „faktura w KSeF” / „faktura poza KSeF” / „brak faktury – tylko paragon lub dokument lokalny”.

Jak wdrożyć KSeF, sprzedając na platformach marketplace (Allegro/Amazon/eMAG i inne)

Wdrożenie KSeF w modelu sprzedaży przez platformy typu marketplace (takie jak Allegro, Amazon czy eMAG) wiąże się ze specyficznym wyzwaniem operacyjnym. Choć wciąż oczekujemy na ostateczny kształt legislacji, obecny stan wiedzy technicznej wskazuje, że platformy te nie będą bezpośrednio integrować się z systemem Ministerstwa Finansów w imieniu sprzedawcy. Oznacza to, że ciężar obsługi procesu fakturowania spoczywa w pełni na przedsiębiorcy i jego oprogramowaniu.

W praktyce ścieżka obiegu dokumentu będzie wyglądać następująco: sprzedający musi najpierw wystawić fakturę we własnym systemie (ERP/księgowości online) – i jest to faktura wystawiona poza KSeF. Następnie wysłać ją do KSeF w celu walidacji i nadania numeru KSeF, a dopiero po poprawnym przetworzeniu wygenerować tzw. wizualizację faktury (zazwyczaj w formacie PDF). To właśnie ten plik – będący już tylko obrazem faktury ustrukturyzowanej – należy następnie przesłać do panelu marketplace, aby klient mógł go pobrać.

Dla większości sprzedawców na marketplace, kluczowym narzędziem jest np. Base. Choć sam Base nie jest systemem księgowym, pełni rolę „pośrednika”, który spina proces w całość.

Jak to działa: Base pobiera zamówienie -> Przekazuje je do systemu ERP -> ERP wystawia fakturę i wysyła do KSeF ->ERP zwraca wizualizację PDF do Base -> Base automatycznie podsyła plik PDF do Allegro/Amazon/eBay. Dzięki temu sprzedawca nie musi logować się na każdą platformę z osobna.

Obecnie Base w wersji beta posiada integrację bezpośrednio KSeF, dzięki której jest możliwe przesłanie faktury wystawionej w Base do KSeF, a następnie jej wizualizację przesyła do marketplace.

Warto zaznaczyć, że KSeF nie przechowuje załączników ani wizualizacji. KSeF przyjmuje jedynie plik XML. Dlatego system ERP musi być tak skonfigurowany, aby po uzyskaniu autoryzacji w KSeF, na własnym serwerze wygenerował “tradycyjny” plik PDF (często z adnotacją o numerze KSeF i kodem QR), który dopiero wtedy jest zrozumiały dla Allegro czy Amazona.

KSeF jako projekt księgowo-techniczny – dlaczego warto mieć partnera od e-commerce i korzystania z KSeF?

W e-commerce (zwłaszcza przy intensywnej sprzedaży międzynarodowej) wdrożenie KSeF łączy w sobie prawo podatkowe, integracje systemowe i praktykę operacyjną. Przygotowania „na własną rękę” często oznaczają prowadzenie równolegle zmian legislacyjnych, procesowych i technologicznych.

Dlatego sensownym rozwiązaniem jest współpraca z księgowością e-commerce np. Taxology, która realnie zna specyfikę branży i KSeF, czyli taką, która:

• rozumie wielokanałową sprzedaż i specyfikę fakturowania na platformach marketplace,
• pracuje na co dzień z OSS/IOSS,
• posiada procesy i narzędzia przygotowane pod wymogi KSeF.

Dobrze wprowadzony Krajowy System e-faktur można potraktować nie tylko jako kolejny obowiązek, lecz także jako okazję do uporządkowania fakturowania, zwiększenia automatyzacji w księgowości oraz lepszej kontroli wyników i marż — w Polsce i w sprzedaży zagranicznej. 

Podatek VAT w Europie pojawił się w 1954 roku, kiedy to, jako pierwszy kraj, wprowadziła go Francja. Z kolei w Polsce jest on obecny od roku 1993. Wówczas zastąpił on obowiązujący w tamtym czasie podatek obrotowy.

Co również istotne, podatek VAT jest zharmonizowany na poziomie Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że ustawodawstwo UE określa „ramy”, w których krajowe władze ustalają przepisy obowiązujące w państwach członkowskich. 

Dla przykładu jedna z zasad związanych z harmonizacją stanowi, że podstawowa stawka VAT kraju członkowskiego nie może być niższa niż 15%. Z kolei innym przykładem jest zbiór kategorii towarów i usług, które mogą, ale nie muszą, zostać objęte obniżonymi stawkami podatku VAT. Natomiast cała lista takich towarów i usług jest zawarta w Załączniku III do Dyrektywy Rady 2006/112/WE, zwanej „Dyrektywą VAT”.

Władze krajowe mają wpływ nie tylko na to, ile ostatecznie będzie wynosić podstawowa stawka podatku VAT w ich państwie, lub które produkty i usługi zostaną objęte obniżonym opodatkowaniem, ale również ustalają procedury związane z rejestracją do celów VAT. Ta natomiast jest obowiązkowa w innym kraju członkowskim, kiedy:

• przedsiębiorcy dokonują importu towarów z państw trzecich na teren UE;
• przedsiębiorcy prowadzą eksport towarów z kraju członkowskiego do państw trzecich;
• przedsiębiorcy sprowadzają na teren kraju UE towary z innego państwa członkowskiego;
• towary są magazynowane na terytorium kraju członkowskiego UE i następuje ich wysyłka do konsumentów z innych państw;
• następuje sprzedaż towarów do konsumentów prywatnych (B2C) z innego kraju UE, a jej wartość przekroczy 10 000 Euro.

Warto zaznaczyć, że ostatni z wyżej wymienionych punktów wiążę się z tzw. limitem Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO). Obowiązuje on od 1 lipca 2021 roku, kiedy to wszedł w życie jako część pakietu e-commerce, i zastąpił obowiązujące do tamtej pory limity krajowe, które władze państwa członkowskiego ustalały we własnym zakresie, i które obowiązywały oddzielnie.

Z kolei limit WSTO odnosi się do całej sprzedaży danego przedsiębiorstwa, a po jego przekroczeniu sprzedawca ma obowiązek stosowania stawek VAT obowiązujących w kraju konsumenta oraz rozliczania podatku VAT w ramach lokalnej deklaracji VAT w kraju sprzedaży lub też w ramach VAT OSS.

Podobnie jak limit WSTO, 1 lipca 2021 roku w życie weszła także procedura VAT OSS (One-Stop-Shop), która rozbudowała i zastąpiła obowiązującą do tamtej pory procedurę VAT MOSS.

Oba z wyżej wymienionych, to narzędzia służące do rozliczania podatku VAT ze sprzedaży do prywatnych odbiorców (B2C) na terenie całej Unii Europejskiej, w ramach jednej, zbiorczej deklaracji VAT. Korzystając z VAT OSS, przedsiębiorcy mogą uniknąć konieczności lokalnej rejestracji VAT w każdym kraju sprzedaży, po przekroczeniu limitu WSTO.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że procedura VAT OSS jest dobrowolna i odnosi się jedynie do sprzedaży B2C w krajach Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy, którzy magazynują towary na terenie innego państwa UE i stamtąd wysyłają je od odbiorców z innych krajów członkowskich, nie mogą deklarować przemieszczeń towarów przy wykorzystaniu ww. procedury. W takiej sytuacji lokalna rejestracja VAT jest dla nich obowiązkowa.

Ponadto, procedury VAT OSS nie można stosować wybiórczo. To znaczy, rozliczając swoją sprzedaż przy jej pomocy, przedsiębiorcy muszą rozliczyć sprzedaż do wszystkich krajów. Nie mogą oni dokonać rozliczeń np. do Czech i Niemiec w ramach VAT OSS, a do pozostałych w ramach lokalnych deklaracji.

Dodajmy również, że do VAT OSS także należy się zarejestrować, a to jest możliwe w kraju siedziby, w przypadku przedsiębiorców z Unii Europejskiej. Natomiast firmy z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności poza UE, rejestracji do VAT OSS mogą dokonać w kraju członkowskim, w którym są zarejestrowani lokalnie.

Tak jak zaznaczyliśmy wcześniej, procedury i procesy dotyczące rejestracji VAT w każdym kraju różnią się od siebie. Mogą one być przeprowadzane korespondencyjnie, online lub osobiście. Ponadto, zależnie od państwa, rejestracji VAT dokonuje się w innym urzędzie.

Jednak mimo wielu zmiennych, wśród procedur rejestracyjnych można wyróżnić wiele punktów wspólnych. Podstawowym, jest obowiązek rejestracji do VAT oraz VAT UE w kraju swojej siedziby, a także dostarczenie dokumentów takich jak:

• kopia statutu spółki,
• kopia dokumentu tożsamości osoby upoważnionej do reprezentowania firmy przed urzędem,
• krajowy formularz rejestracyjny
• wyciąg z rejestru handlowego kraju siedziby.

Natomiast przedsiębiorstwa spoza Unii Europejskiej, które chcą uzyskać numer VAT w kraju członkowskim, mają obowiązek wyznaczyć przedstawiciela podatkowego, który będzie je reprezentował przed urzędem i przeprowadzi rejestrację w ich imieniu.

Bardzo ważne jest, aby prowadząc sprzedaż towarów i usług na terenie innych krajów, przestrzegać lokalnych przepisów, ponieważ niestosowanie się do nich może skutkować karami lub sankcjami nałożonymi na firmę. Ponadto, nieznajomość ich, nie zwalnia z ich przestrzegania, dlatego też przed dokonaniem ekspansji na inne rynki, warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami lub skonsultować się z firmą, która zajmuje się kwestiami podatku VAT za granicą.