Podatek VAT w Europie pojawił się w 1954 roku, kiedy to, jako pierwszy kraj, wprowadziła go Francja. Z kolei w Polsce jest on obecny od roku 1993. Wówczas zastąpił on obowiązujący w tamtym czasie podatek obrotowy.

Co również istotne, podatek VAT jest zharmonizowany na poziomie Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że ustawodawstwo UE określa „ramy”, w których krajowe władze ustalają przepisy obowiązujące w państwach członkowskich. 

Dla przykładu jedna z zasad związanych z harmonizacją stanowi, że podstawowa stawka VAT kraju członkowskiego nie może być niższa niż 15%. Z kolei innym przykładem jest zbiór kategorii towarów i usług, które mogą, ale nie muszą, zostać objęte obniżonymi stawkami podatku VAT. Natomiast cała lista takich towarów i usług jest zawarta w Załączniku III do Dyrektywy Rady 2006/112/WE, zwanej „Dyrektywą VAT”.

Władze krajowe mają wpływ nie tylko na to, ile ostatecznie będzie wynosić podstawowa stawka podatku VAT w ich państwie, lub które produkty i usługi zostaną objęte obniżonym opodatkowaniem, ale również ustalają procedury związane z rejestracją do celów VAT. Ta natomiast jest obowiązkowa w innym kraju członkowskim, kiedy:

• przedsiębiorcy dokonują importu towarów z państw trzecich na teren UE;
• przedsiębiorcy prowadzą eksport towarów z kraju członkowskiego do państw trzecich;
• przedsiębiorcy sprowadzają na teren kraju UE towary z innego państwa członkowskiego;
• towary są magazynowane na terytorium kraju członkowskiego UE i następuje ich wysyłka do konsumentów z innych państw;
• następuje sprzedaż towarów do konsumentów prywatnych (B2C) z innego kraju UE, a jej wartość przekroczy 10 000 Euro.

Warto zaznaczyć, że ostatni z wyżej wymienionych punktów wiążę się z tzw. limitem Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO). Obowiązuje on od 1 lipca 2021 roku, kiedy to wszedł w życie jako część pakietu e-commerce, i zastąpił obowiązujące do tamtej pory limity krajowe, które władze państwa członkowskiego ustalały we własnym zakresie, i które obowiązywały oddzielnie.

Z kolei limit WSTO odnosi się do całej sprzedaży danego przedsiębiorstwa, a po jego przekroczeniu sprzedawca ma obowiązek stosowania stawek VAT obowiązujących w kraju konsumenta oraz rozliczania podatku VAT w ramach lokalnej deklaracji VAT w kraju sprzedaży lub też w ramach VAT OSS.

Podobnie jak limit WSTO, 1 lipca 2021 roku w życie weszła także procedura VAT OSS (One-Stop-Shop), która rozbudowała i zastąpiła obowiązującą do tamtej pory procedurę VAT MOSS.

Oba z wyżej wymienionych, to narzędzia służące do rozliczania podatku VAT ze sprzedaży do prywatnych odbiorców (B2C) na terenie całej Unii Europejskiej, w ramach jednej, zbiorczej deklaracji VAT. Korzystając z VAT OSS, przedsiębiorcy mogą uniknąć konieczności lokalnej rejestracji VAT w każdym kraju sprzedaży, po przekroczeniu limitu WSTO.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że procedura VAT OSS jest dobrowolna i odnosi się jedynie do sprzedaży B2C w krajach Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy, którzy magazynują towary na terenie innego państwa UE i stamtąd wysyłają je od odbiorców z innych krajów członkowskich, nie mogą deklarować przemieszczeń towarów przy wykorzystaniu ww. procedury. W takiej sytuacji lokalna rejestracja VAT jest dla nich obowiązkowa.

Ponadto, procedury VAT OSS nie można stosować wybiórczo. To znaczy, rozliczając swoją sprzedaż przy jej pomocy, przedsiębiorcy muszą rozliczyć sprzedaż do wszystkich krajów. Nie mogą oni dokonać rozliczeń np. do Czech i Niemiec w ramach VAT OSS, a do pozostałych w ramach lokalnych deklaracji.

Dodajmy również, że do VAT OSS także należy się zarejestrować, a to jest możliwe w kraju siedziby, w przypadku przedsiębiorców z Unii Europejskiej. Natomiast firmy z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności poza UE, rejestracji do VAT OSS mogą dokonać w kraju członkowskim, w którym są zarejestrowani lokalnie.

Tak jak zaznaczyliśmy wcześniej, procedury i procesy dotyczące rejestracji VAT w każdym kraju różnią się od siebie. Mogą one być przeprowadzane korespondencyjnie, online lub osobiście. Ponadto, zależnie od państwa, rejestracji VAT dokonuje się w innym urzędzie.

Jednak mimo wielu zmiennych, wśród procedur rejestracyjnych można wyróżnić wiele punktów wspólnych. Podstawowym, jest obowiązek rejestracji do VAT oraz VAT UE w kraju swojej siedziby, a także dostarczenie dokumentów takich jak:

• kopia statutu spółki,
• kopia dokumentu tożsamości osoby upoważnionej do reprezentowania firmy przed urzędem,
• krajowy formularz rejestracyjny
• wyciąg z rejestru handlowego kraju siedziby.

Natomiast przedsiębiorstwa spoza Unii Europejskiej, które chcą uzyskać numer VAT w kraju członkowskim, mają obowiązek wyznaczyć przedstawiciela podatkowego, który będzie je reprezentował przed urzędem i przeprowadzi rejestrację w ich imieniu.

Bardzo ważne jest, aby prowadząc sprzedaż towarów i usług na terenie innych krajów, przestrzegać lokalnych przepisów, ponieważ niestosowanie się do nich może skutkować karami lub sankcjami nałożonymi na firmę. Ponadto, nieznajomość ich, nie zwalnia z ich przestrzegania, dlatego też przed dokonaniem ekspansji na inne rynki, warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami lub skonsultować się z firmą, która zajmuje się kwestiami podatku VAT za granicą.