Ekspansja w branży roślin doniczkowych dzięki automatyzacji Base

Wyzwanie Partnera:

Projekt zakładał zbudowanie systemu i wchłonięcie jednoosobowej działalności do spółki z funduszem inwestycyjnym jako większościowym udziałowcem w okresie 6-ciu miesięcy. Inwestor wymagał wykazania potencjału i wdrożenie minimum kilku marketplace w minimum dwóch krajach. Był to powrót po 10-ciu latach do dobrze znanej klientowi branży roślin doniczkowych. Różnica jednak polegała na tym, że nasz Partner wcześniej sprzedawał wyłącznie w kanale B2B. Pracując w Holandii i mając dobre kontakty z firmami exportowo importowymi i przede wszystkich bezpośrednio z producentami, klient mógł mieć dostęp do roślin dobrej jakości w atrakcyjnej cenie.

Żywe rośliny to towar specyficzny, wymagający specjalnego podejścia zarówno w procesie zakupu, transportu, pakowania oraz wysyłek kurierskich. Proces magazynowania jest też bardzo wymagający ponieważ jest to produkt łatwo psujący się.  Dodatkowo na początkowym etapie ważny był wybór rynków oraz kont marketplace, pod kątem wykazania potencjału sprzedażowego na rynku polskim i niemieckim. Zdecydowanie pomogła w tym znajomość rynku roślin doniczkowych  przez Partnera.

Najważniejsze decyzje i harmonogram wdrożenia

Selekcja rynków i platform
Bazując na dotychczasowej sprzedaży w Niemczech i Holandii, wytypowaliśmy platformy:

• Kaufland.de, Kaufland.pl
• Allegro
• Home&You
• Empik
• Erli
• eBay.de

Dobór asortymentu i dostawców
Klient wyselekcjonował wyłącznie te gatunki i wielkości roślin, które sprawdzały się w e-commerce (minimalizując uszkodzenia przy transporcie).

Optymalizacja przepływu zamówień
Zdefiniowaliśmy ścieżkę obsługi zamówienia od momentu wpływu, przez kompletację, aż po wysyłkę — uwzględniając priorytetyzację i podział zadań między asystenta pakowania a zdarzenia systemowe.

Szkolenia i testy procesów
Przeszkoliliśmy zespół klienta w obsłudze zautomatyzowanych szablonów i narzędzi Base, a także przeprowadziliśmy testy wysyłek pilotażowych, aby wyeliminować błędy.

Zakres wdrożenia i zastosowane rozwiązania

• Tagowanie wg rozmiaru i wagi
  Ponieważ katalog Base nie posiadał wag, wprowadziliśmy dedykowane tagi magazynowe (np. „Małe”, „Średnie”, „Duże”). System automatycznie zmieniał status zamówienia, gdy trafił produkt z odpowiednim tagiem.
• Predefiniowane szablony wysyłki
  Zbudowaliśmy gotowe profile paczek z rozmiarami i wagą, co skróciło czas nadawania nawet o 50%. Automatyczny druk etykiet i synchronizacja statusów z Allegro/Base to kolejna oszczędność czasu.
• Monitoring transportu
  Base śledzi każdą przesyłkę oraz sytuacje, gdy występują problemy z paczką.
• Komunikacja wielokanałowa
  Zintegrowaliśmy Responso z wiadomościami e-mail (PL/EN) oraz wewnętrznymi wiadomościami marketplace, co poprawiło czas reakcji na pytania klientów do 1 godziny roboczej.
• Pełna obsługa podatkowa (VAT OSS i WDT)
  Stworzyliśmy w Base automatyczne dokumenty sprzedaży dla klientów krajowych i zagranicznych, eliminując ryzyko błędów rozliczeniowych.
• Automatyzacja zwrotów prowizji
  Zamówienia nieopłacone na Allegro były automatycznie anulowane w obu systemach, a prowizje zwracane w ciągu 24 h.
• Szkolenie z wystawiania i zarządzania ofertami obejmujące między inny tworzenie szablonów ofert.

Rezultaty

• Udany start i pierwsze 100 zamówień w ciągu 20 dni
• Szybki czasu kompletacji zamówień dzięki automatyzacji procesów i szablonom.
• Poziom reklamacji związanych z uszkodzeniami roślin o na poziomie 1%, dzięki lepszemu pakowaniu i monitoringowi warunków transportu.
• Zwiększenie satysfakcji klientów: 4,8/5 średniej oceny w opiniach po zakupie.
• Ekspansja na nowe rynki: Planowanie rozszerzenie sprzedaży na nowe kraje 
• Pozyskanie inwestora strategicznego: Osiągnięcie najważniejszego celu czyli pozyskanie funduszu inwestycyjnego z Holandii w celu zapewnienia kapitału i dodatkowego know-how do rozwoju projektu. Fundusz też będzie reprezentował interesy spółki na terenie Beneluxu.