Migracja z Base (dawniej Baselinker) do Sellasist

Klient zdecydował się na przeniesienie działalności z systemu Base do nowego narzędzia, którego celem było obniżenie wysokich kosztów abonamentowych przy jednoczesnym zachowaniu pełnej funkcjonalności operacyjnej. Wybór padł na Sellasist, który oferował wszystkie niezbędne integracje obecne w Base, a jednocześnie zapewniał większą elastyczność i lepszy stosunek możliwości do ceny.

Zakres integracji i systemów

Migracja objęła:

• 6 kont marketplace: Allegro, Erli, Empik 
• Umowy kurierskie: DPD i InPost (przesyłki kurierskie i paczkomatowe) 
• System ERP: Subiekt Nexo Pro 

Dodatkowo przeniesiona została kluczowa integracja ERP, która dotychczas była obsługiwana przez Sellintegro (koszt: 300 zł netto miesięcznie). Zaproponowaliśmy alternatywne rozwiązanie — RTNET SubSync, którego roczny koszt wyniósł jedynie 950 zł netto. Oznacza to oszczędność ponad 2 000 zł rocznie tylko na jednej integracji.

Proces migracji i odwzorowanie funkcjonalności

Celem było pełne odwzorowanie procesów logistycznych i sprzedażowych, jakie funkcjonowały dotychczas w Base:

• Identyczne statusy zamówień
• Proces: zbieranie → pakowanie → tworzenie dokumentów magazynowych i sprzedażowych
• Automatyzacja i ustandaryzowanie procesu fakturowania

Ważnym elementem migracji był asystent zbierania i pakowania. Choć proces wygląda podobnie w obu systemach w Sellasist oparty jest on mocniej o logikę statusów. To wymagało wdrożenia nowego podejścia:

• Określenie statusów, w których zamówienia są zbierane i pakowane
• Użycie dedykowanej aplikacji Sellasist (dostępnej w Google Play)

Nowy schemat procesowy:

1. Tworzenie dokumentu ZK
2. Zbieranie i pakowanie zamówień
3. Generowanie przesyłek i etykiet
4. Zmiana statusu zamówienia
5. Tworzenie dokumentu sprzedaży w Subiekt Nexo Pro
6. Import dokumentu (PDF) do zamówienia w Sellasist
7. Automatyczna wysyłka maila z fakturą sprzedaży w wybranym statusie

Obsługa numeracji faktur — nowe funkcje dzięki współpracy

Klient stosował różne serie numeracji faktur: polskie, OSS oraz WDT. Początkowo integracja RTNET SubSync nie wspierała tej funkcjonalności, jednak po naszej sugestii została ona dodana do systemu. Dzięki temu uzyskaliśmy:

• Rozróżnienie serii numeracji ZK
• Obsługę wielu serii numeracji faktur na podstawie kraju kupującego

Dodatkowe funkcjonalności i dostosowania

Klient potrzebował również możliwości tworzenia paczek poza systemem WMS i aplikacją Sellasist. Stworzyliśmy więc dedykowane przyciski analogiczne do tych w Base:

• Przycisk w liście zamówień oraz widoku pojedynczego zamówienia 
• Każdy przycisk generuje przesyłkę o określonych parametrach (wymiary, waga)
  

Efekty i oszczędności

✅ Roczna oszczędność na abonamencie systemu:
⟶ ok. 40 000 zł brutto rocznie

✅ Roczna oszczędność na integracji z Subiektem Nexo Pro:
⟶ ok. 2 000 zł netto rocznie

✅ Utrzymanie dotychczasowych funkcjonalności
⟶ bez kompromisów w zakresie automatyzacji, procesów logistycznych czy dokumentacji

Podsumowanie

Migracja z Base do Sellasist pozwoliła nie tylko obniżyć istotnie koszty, ale również zoptymalizować i usprawnić codzienne procesy. Udało się odwzorować całą logikę działania dotychczasowego systemu, a dodatkowo rozszerzyć ją o nowe funkcje. Dzięki elastyczności Sellasist oraz współpracy z RTNET projekt zakończył się pełnym sukcesem i przyniósł klientowi wymierne korzyści zarówno finansowe, jak i operacyjne.